Contexte

L'Institut régional d'administration de Lille est l'un des cinq instituts chargés d'assurer la formation initiale des attachés de la fonction publique de l'Etat. Il contribue également à la formation professionnelle tout au long de la vie des agents publics français ou étrangers. Il participe à l'organisation des concours d'accès aux IRA et à la mise en œuvre des préparations à ces concours. Il met également en œuvre des dispositifs d'accompagnement des transitions professionnelles. Il participe aux relations partenariales et de coopération européenne et internationale dans le domaine de l'administration publique. Sous la tutelle de la direction générale de l'administration et de la fonction Publique (DGAFP), l'IRA de Lille est un établissement public administratif composé de trente-trois agents, sous l’autorité d’une directrice cinq services : la direction de la formation initiale, la direction de la formation continue, la communication et les partenariats, le service informatique et le secrétariat général. En 2025, l’IRA de Lille aura à gérer deux sites de formation l’un à Lille et un site pilote à Nanterre, installé sur le campus de l’université de Paris Nanterre.

Au sein de la direction des études et des stages, sur le site de Paris Nanterre, le/la gestionnaire de formation participe à la mise en œuvre du plan de formation des élèves attachés, , procède à l’établissement au contrôle et à l’agrégation des pièces justificatives relatives aux dépenses de la direction des études et des stages sur le site de Nanterre avant transmission aux services centraux de Lille (formation initiale des élèves attachés et classe prépa talents)

1 ) Gestion de la formation

Mettre en œuvre les 3 axes de formation dans les différentes phases d’apprentissage
Participer à l'élaboration du plan de formation et élaborer le planning de formation
Contribuer à la conception et à la mise en œuvre des séminaires et colloques
Assurer l’interface avec les intervenants
S'assurer du bon déroulement logistique des formations
Gestion de la plateforme Chamilo
Contribuer à l'amélioration des dispositifs pédagogiques
Contribuer à la mise en œuvre d’actions de professionnalisation des formateurs internes occasionnels en lien avec la direction de la formation continue et le réseau des écoles de service public

2) Gestion des élèves

Assurer l’accueil physique et téléphonique des élèves attachés
Gérer la boite mail fonctionnelle de la direction des études et des stages
Gérer les feuilles d’émargement
Gérer les demandes d’autorisations d’absence des élèves

3) Participation au suivi financier des dépenses de la direction des études et des stages

Suivre les consommations par type de dépenses (vacations, consultants, séminaires) Participer aux prévisions budgétaires en lien avec le directeur des études
Gérer les services fait, les états liquidatifs des vacataires et des consultants avant transmissions aux services centraux de l’IRA de Lille
Collecter, contrôler, centraliser et transmettre aux services centraux les pièces justificatives administratives et financières nécessaires aux opérations de gestion en lien avec le secrétariat général

4) Formalisation des procédures de la direction des études et des stages

S’engager dans un processus d’amélioration continue qualitatif et collaboratif
Suivre et élaborer les process
Contribuer à l’écriture de fiches de procédures

5) Autres

Dans ce contexte d’évolution de la formation initiale des élèves attachés, et de création de l’antenne de Nanterre, participer à des projets complexes dans leurs dimensions stratégique et opérationnelle
Participer à l’ensemble des dossiers transversaux de la direction des études et des stages

Contexte d’évolution de la formation initiale des élèves attachés et de création de l’antenne de Nanterre

- Forte disponibilité pendant La période de scolarité des élèves notamment durant la périodes des épreuves et des opérations de rentrée et sortie des élèves

- Des déplacements ponctuels sur le site de Lille

- Organisation du temps de travail : temps complet (37h30), 1 jour mobile de télétravail par semaine, possibilité de moduler les horaires journaliers (plages fixes et plages mobiles)

- L’IRA développe un plan de formation ambitieux pour ses agents

- Le personnel de l’IRA est rattaché au ministère des finances en ce qui concerne notamment le régime indemnitaire et le complément indemnitaire annuel pour les fonctionnaires

- Participation employeur à la complémentaire santé et aux frais de transport domicile-travail

- Titres restaurant

- Association du personnel

- Parking privé sur le site de Nanterre (voiture et vélo)

Connaissances : Maitrise des outils informatiques / Connaissance de l’ingénierie pédagogique / Connaissance des règles de gestion administrative et financière des formations / Connaissance budgétaire / Méthodes et outils d’évaluation de la formation

Savoir-Faire : Appliquer les règles de gestion des actions formation / Mettre en œuvre la procédure de gestion des actions de formations / Programmer les activités nécessaires pour la réalisation d'une session de formation / Réaliser le suivi et tenir des tableaux de bord pour la gestion des sessions de formation

Savoir-Etre : Avoir un sens relationnel / Être à l’écoute / Être organisé / Être réactif / Sens de l’organisation : respect des délais, gestion des priorités / Être capable de travailler en équipe et de partager les informations

Autorisation de recrutement par la DGAFP