Le Service du Premier ministre chargé de la coordination interministérielle pour les questions européennes et de l'OCDE, le SGAE :

- instruit et prépare les positions exprimées par la France au sein des institutions de l’Union européenne ainsi que de l’OCDE. Il assure la coordination interministérielle nécessaire à cet effet. Il transmet les instructions du Gouvernement aux agents chargés de l’expression des positions françaises auprès de ces institutions ;

- assure la mise en œuvre des règles du droit de l’UE ainsi que le suivi interministériel de la transposition des directives, en liaison avec le Secrétariat général du Gouvernement (SGG) ;

- veille à la mise en œuvre, par l’ensemble des départements ministériels, des engagements souscrits par le Gouvernement dans le cadre des institutions européennes ;

- assure, avec le SGG, la mise en œuvre des procédures qui incombent au Gouvernement pour l’application de l’article 88-4 de la Constitution ;

- coordonne, avec le ministre chargé des affaires européennes, le dispositif interministériel permettant l’information des membres du Parlement européen sur les positions de négociations du Gouvernement ;

- coordonne le dispositif interministériel de suivi de la présence française au sein des institutions européennes

Dans ce cadre, le SGAE travaille en liaison étroite avec la Représentation permanente de la France auprès de l’UE, à qui il transmet les positions françaises sur les questions européennes.

Le bureau "Frontières asile et migrations" traite de l’ensemble des questions relatives aux politiques européennes en matière d’asile, de migration légale, d’intégration, de lutte contre l’immigration irrégulière, de gestion des frontières et de visas. Il traite également des questions relatives à l’action extérieure de l’UE dans le cadre de la gestion des migrations, et assure notamment le suivi des discussions avec des pays tiers pour la mise en place d’instruments de coopération politique en matière migratoire. Il est composé d’une cheffe de bureau, assistée de cinq adjoints (catégorie A) et d’une assistante. Il accueille aussi de façon quasi permanente au moins un stagiaire longue durée de niveau master.

Les principales activités de secrétariat du chef de bureau consistent à :

- assurer l’accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs ;

- gérer l'agenda du bureau en lien avec celui de la cheffe de bureau ; 

- assurer l'organisation matérielle des réunions et des déplacements ;

- mettre en forme des supports écrits (courriers, notes, tableaux...) ;

- traiter le courrier et en assurer la diffusion et le classement informatique ;

- assurer la mise à jour en continu des listes de diffusion ministérielle thématiques ;

- suivre les versements de documents au Centre de documentation ;

- effectuer des recherches documentaires ;

- gérer les aspects logistiques du bureau (fournitures...) ;

- préparer la synthèse en français et la diffusion du rapport ISAA (rapport hebdomadaire en anglais sur les mouvements migratoires dans l’UE) ;

- assurer la recherche de CV, la présélection de candidats et l'organisation des entretiens et recrutements de stagiaires et suivre le dossier en lien avec l'équipe administrative du SGAE en vue de la préparation de l'arrivée du stagiaire.

Savoirs :

- Maitrise des techniques et outils du secrétariat

- Intérêt pour l’organisation de l'administration française et des institutions européennes

- Maitrise des pratiques et des usages administratifs

- Maitrise des outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, PowerPoint, internet)

Savoir-faire :

- Maitriser les délais

- Hiérarchiser les priorités et les tâches

- Prendre des notes, mise en forme de courrier

- Travailler en équipe et en réseau

- Assurer la confidentialité des informations

Savoir-être :

- Rigueur, fiabilité, organisation

- Réactivité

- Sens relationnel

- Autonomie

Titulaire ou Contractuel Art. L332-2, 2°