Le Secrétariat général (SG) exerce à la fois des missions de pilotage ministériel en matière de modernisation, de dialogue social, de GRH, de gestion des moyens budgétaires et de systèmes d’information, et des fonctions opérationnelles de gestion des services centraux des ministères, dont il assure les fonctions support (RH, logistique, immobilier, informatique, communication).

La configuration actuelle du Secrétariat général des ministères regroupe, auprès de la secrétaire générale et du secrétaire général adjoint, 5 services, 3 délégations et 1 service à compétence nationale (l’IGPDE) pour un total de près de 2 500 collaborateurs.

Le candidat retenu viendra en renfort de l'équipe d'assistantes en poste et exercera les fonctions d'assistant(e) de direction de cadres dirigeants.

Au service de la Secrétaire générale et du Secrétaire général adjoint, il/elle assure notamment :
- la gestion du planning mouvant, des agenda électroniques et la construction de l’agenda autour des grandes échéances du SG (Comité des Directeurs, Comités stratégiques, etc…) ;
- organisation de réunions et d’entretiens et préparation des dossiers associés ;
- accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs ;
- tenue et suivi de documents administratifs divers (notes, etc.) ;
- gestion du courrier arrivée/départ, diffusion du courrier et archivage, en s’appuyant sur les outils numériques (applications Dossiel et Elise) ;
- tenue régulière des outils de suivi (tableaux de bord, permanences, procédures etc.) ;
- l'organisation et la préparation des déplacements (dont aspects logistiques) ;
- réalisation de documents pour l'équipe de direction.

L'assistant(e) réalisera ses missions au sein d'une équipe composée de 2 assistantes, et sous l'autorité de la secrétaire générale, du secrétaire général adjoint et de la directrice de cabinet.

Temps complet, en coordination avec les deux autres assistantes pour gérer l'assistanat commun de la SG et du SGA.

Partenaires institutionnels : cabinets ministériels et autorités gouvernementales, directions d'administration centrale, services déconcentrés, ministères, organisation syndicales, opérateurs notamment.
Le candidat (e) devra justifier d'une réelle expérience dans le domaine du secrétariat et savoir travailler en équipe. La nature du poste nécessite de faire preuve de courtoisie, de réactivité face à la gestion des urgences, en conservant son calme en toutes circonstances.

Article L. 332-22 du code général de la fonction publique