La direction interministérielle de la transformation publique (DITP) assure la mise en œuvre effective des priorités de l’action gouvernementale pour :

• Piloter le déploiement des réformes par l’impact et les résultats ;
• Territorialiser l’action publique en responsabilisant les acteurs de terrain ;
• Améliorer la qualité et l’accessibilité des services publics ;
• Simplifier la vie des Français et des agents publics ;
• Améliorer l’efficience de l’action publique.

La DITP accompagne également les administrations dans leurs transformations à fort impact avec l’Agence de conseil interne de l’État, les laboratoires interministériels d’innovation territoriale, le Campus de la transformation publique, le centre interministériel de la participation citoyenne, le Fonds pour la Transformation de l’Action Publique.

Notre objectif : une action publique plus proche, plus simple et plus efficace.

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Le Service Innovation de la DITP rassemble des expertises en intelligence collective, innovation managériale, innovation ouverte, sciences comportementales, et Design de services. Il partage auprès des administrations ces expertises pour diffuser, valoriser et promouvoir la culture et les outils de l’innovation publique au bénéfice des agents et des usagers.

Le Service Innovation pilote également le "Lieu de la Transformation Publique", tête du réseau des Laboratoires interministériels d’innovation publique (LIIT) qu’il anime, et par le biais duquel il met à disposition des administrations ces expertises en innovation ainsi que celles de son réseau de Laboratoires d’innovation territoriaux pour accompagner les porteurs de projets en les formant, en leur donnant des ressources et en les mettant en réseau.

Le (la) titulaire exerce les missions de "gestionnaire administratif" du laboratoire national interministériel d’innovation publique le « Lieu de la transformation publique » et du Service Innovation de la DITP.

Dans ce cadre, il/elle :

1) Apporte son appui à la Responsable du Lieu de la Transformation publique dans :

• la supervision de la prestation des agents d’accueil qui se relaient à l’accueil du Lieu ;
• le fonctionnement général et la gestion du Lieu sur les plans financier, logistique et suivi des réservations ;
• le pilotage financier des ressources de l’ensemble du service.

2) Assiste le Chef du service Innovation, membre du comité de direction, en assurant les missions d’appui logistique pour lui-même et les collaborateurs du service, en lien avec le Secrétariat général et les autres services de la DITP.

Activités principales :

Fonctionnement du Lieu de la Transformation publique

• Supervision de la prestation des agents d’accueil, notamment l’agenda des réservations, la gestion des stocks et les inventaires. Reporting hebdomadaire à la Responsable du Lieu sur le suivi d’activité du Lieu et de la prestation;
• Suivi des aspects logistiques et des moyens matériels du Lieu et du service Innovation (gestion des stocks, commandes de fournitures, et de matériels) en lien avec le Secrétariat général de la DITP.
• Traitement de données : suivis d’indicateurs, réalisation et suivi de bases contacts.
• Interface avec les interlocuteurs du secrétariat général des ministères économiques et financiers pour le fonctionnement du Lieu en particulier le suivi des prestations (ménage etc), et la résolution des incidents (pannes de matériels) et la réalisation des travaux éventuels.

Vie du service Innovation 

• Tenue de l’agenda du Chef du service  ;
        - Gestion de la planification collective : organiser et préparer les réunions, rendez-vous et déplacements du Chef du service Innovation et participation citoyenne (invitations, préparation des dossiers, réservations des salles…) et appui à l’organisation des déplacements des collaborateurs du Service (aide à l’emploi du logiciel Chorus DT)
        - Interface avec tous les interlocuteurs (internes et externes) du Service Innovation, notamment gestion de la boîte e-mail du Service, le transfert des demandes et suivi des réponses aux sollicitations.

Au sein du service innovation, l'office manager est l'interlocuteur(rice) naturel du Secrétariat général, principalement pour la passation et le suivi des commandes, la préparation des dialogues de gestion, la gestion RH (congés, absences) et le suivi des travaux (Outils de PMO du service). Il/Elle réalise également l’incrémentation et le suivi des engagements juridiques liés aux travaux et au fonctionnement du service (devis, demandes d’achat et service faits) qu’il dépose et suit au sein du logiciel Chorus.

Évènementiel

• Appui dans la gestion administrative et logistique des événements organisés par le Service Innovation 

Ce poste nécessite une présence physique régulière au Lieu de la Transformation publique.

Nous recherchons un ou une candidate qui a des compétences :

• En gestion d’activité :
  • Expérience du métier d’office manager.
  • Savoir réaliser un reporting et coordonner un travail d’équipe.
  • Connaissance et pratique de l’accueil du public.
  • Savoir réaliser un suivi d’activité, un inventaire et traiter des commandes (de matériel, de fournitures, de consommables).
  • Savoir vérifier la conformité d’une livraison ou d’une prestation.

• En assistanat d’un membre d’un comité de direction :
  • Expérience de l’organisation et de la préparation de réunions, de la rédaction et de la mise en forme de contenus.
  • Savoir organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles.
  • Avoir une expérience du traitement et du suivi de l'information (collecter, classer et mettre à jour).

• En assistanat d’équipe :
  • Savoir organiser des déplacements professionnels.
  • Connaître la gestion administrative du courrier (numérique et papier).
  • Savoir utiliser des outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...).
  • Savoir créer et traiter des mailings lists contacts (Outlook et Excel) et réaliser des publipostages.

L332-2 2° du CGFP