L’Institut Régional d’Administration de Lyon est situé géographiquement dans un bâtiment situé Parc de l’Europe Jean Monnet à Villeurbanne.

L’Institut Régional d’Administration de Lyon (IRA) est un établissement public de l’État à caractère administratif en charge de la formation des cadres de la fonction publique d’État. La tutelle est exercée par le ministère chargé de la fonction publique (par l'intermédiaire de la DGAFP).

La directrice de l’institut est assistée dans ses tâches pédagogiques par un directeur des études et des stages ainsi que par une directrice de la formation continue et de la coopération administrative internationale et par une secrétaire générale dans ses tâches administratives, financières et budgétaires ainsi que par un responsable des systèmes d’information.

Le poste est rattaché au secrétariat général qui comprend 6 personnes chargées notamment du fonctionnement des services généraux (ressources humaines, comptabilité, logistique, accueil). Le gestionnaire logistique doit travailler en étroite collaboration avec l'agent de maintenance chargé d'entretien.

Missions générales du poste : 

1. Il seconde la secrétaire générale dans le pilotage du fonctionnement de l’institut 
2. Il appuie la secrétaire générale dans la préparation des opérations budgétaires, financières, immobilières et dans les opérations de contrôle de gestion de l’établissement ;
3. Il optimise la politique d’achats de l’établissement en vue de garantir la soutenabilité financière de l’IRA de Lyon.
4. Il assure la gestion patrimoniale, immobilière et matérielle en vue de fiabiliser l’inventaire physique des biens de l’institut ;
5. Il est référent santé, sécurité au travail : mise en œuvre et suivi du Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels
6. Il organise et anime le Contrôle Interne Comptable et budgétaire

Description des principales activités : 

1. Dans le domaine du pilotage de la supervision et de la maîtrise des risques : Appui à l’organisation du service sous l’autorité de la secrétaire générale et généralisation du contrôle interne
2. Dans le domaine des marchés publics : Maîtrise de tous les processus d’un marché publics / Rédaction de toutes les pièces contractuelles du marché : règlement de consultation, CCTP, CCAP, CCAG, BPU / Pilotage de la vie d’un marché de sa constitution à sa notification / Pilotage des opérations de consultation et des marchés publics : développement de l’optimisation de la politique d’achats de l’établissement
3. Dans le domaine de la gestion budgétaire et financière : Appui au suivi de l’exécution budgétaire /  Gestion des autorisations d’engagements et engagements juridiques /  Vérification de la disponibilité des autorisations d’engagement (AE) et de déclenchement des engagements juridiques (EJ) / Elaboration de tableaux de bord de reporting : outils OPERAT (suivi des consommations fluides) / Traitement et vérification des factures (environ 900/an) / Vérification de la disponibilité des crédits de paiement / Vérification du niveau de trésorerie disponible (en lien avec l’agent comptable) / Actualisation du contrôle interne budgétaire
4. Dans le domaine de l’hygiène et la sécurité :Organisation et suivi des règles de santé et de sécurité au travail (référent santé sécurité au travail/ assistant de prévention) / Sécurité des biens en assurant la maintenance du matériel et des installations / Mise en place des contrats obligatoires et nécessaires, en contrôler l’exécution /Préparation et coordination des travaux de la commission d’hygiène et de sécurité et assurer la mise en œuvre des mesures proposées par celle-ci / Suivi et mise en place des procédures obligatoires (exercice de sécurité, Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels, Plan Particulier de Mise en Sécurité, commission de sécurité, projet annuel de sécurité)
5. Dans le domaine de la gestion patrimoniale et des travaux : fonction immobilière : Gestion du bâtiment en matière de maintenance et de sécurité, contrôles règlementaires / Suivi de la gestion patrimoniale / Suivi de travaux / Contribution à la définition de la stratégie

- Forte disponibilité, contraintes liées au rythme et à l’activité de l’établissement ;

- Amplitude horaire importante, nécessité de gérer son temps en dépit d’imprévus, nécessité d’être réactif en cas de dérangements inopinés ou de sollicitation urgente et imprévisible ;

- Continuité de service et sécurisation des process : seule la secrétaire générale est en capacité de suppléer le gestionnaire logistique en cas d’absence.

Savoir donner du sens au travail des collaborateurs en faisant partager et en traduisant les objectifs de l’établissement à court et moyen terme définis par la directrice et mis en application par la secrétaire générale

Participer sous l’autorité de la secrétaire générale à la promotion de méthodes de travail utilisant le reporting l’autocontrôle, la vérification, la formalisation.

Savoir travailler dans l’urgence et en autonomie complète ; Adaptabilité

Capacité à prendre des décisions le cas échéant / Force de proposition

Votre candidature devra obligatoirement être déposée sur le site PASSERELLES.

 Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Art L332-2