Contexte

L'Institut régional d'administration de Lille est l'un des cinq instituts chargés d'assurer la formation initiale des attachés de la fonction publique de l'Etat. Il contribue également à la formation professionnelle tout au long de la vie des agents publics français ou étrangers. Il participe à l'organisation des concours d'accès aux IRA et à la mise en oeuvre des préparations à ces concours. Il met également en œuvre des dispositifs d'accompagnement des transitions professionnelles.
Il participe aux relations partenariales et de coopération européenne et internationale dans le domaine de l'administration publique.
Sous la tutelle de la direction générale de l'administration et de la fonction Publique (DGAFP), l'IRA de Lille est un établissement public administratif composé de 33 agents, sous l’autorité d’une directrice avec cinq services : la direction de la formation initiale, la direction de la formation continue, la communication et les partenariats, le service informatique et le secrétariat général. En 2025, l’IRA de Lille aura à gérer deux sites de formation l’un à Lille et un site pilote à Nanterre, installé sur le campus de l’université de Paris Nanterre.

Environnement du poste

Le secrétariat général, qui a un panel varié de domaines administratifs, budgétaires, financiers, juridiques, ressources humaines (dont la paie des élèves, des agents et des formateurs), la mission concours de recrutements des élèves attachés, est composé d’une équipe de 12 collaborateurs sous la direction de la secrétaire générale, répartie sur le site de Lille (services centraux) et le site de Nanterre.
La secrétaire générale se déplacera régulièrement sur le site de Nanterre.

La ou le gestionnaire financier(e) assure la gestion financière de l'établissement en garantissant la bonne utilisation des ressources financières publiques et en contribuant à l'élaboration du budget, au suivi des dépenses et des recettes, ainsi qu'à la préparation des documents financiers

1) Gestion des autorisations d’engagements et engagements juridiques

- Vérification de la disponibilité des autorisations d’engagement (AE) et de déclenchements des engagements juridiques (EJ)
- Traitement des bons de commande (environ 300/an) en lien avec les fournisseurs pour l’ensemble des services de l’institut
- Création des engagements juridiques notamment dans le cadre de l’activité de la formation continue

2) Assurer la régie d’avances et de recettes

- Contrôler les éléments juridiques et comptables nécessaires au paiement des dépenses ou à l’encaissement des recettes
- Procéder au paiement des dépenses et/ou à l’encaissement des recettes
- Tenir la comptabilité des opérations

3) Suivi des recettes et des facturations

- Suivi des encaissements effectifs des recettes (en lien avec l’agent comptable)
- Suivi de toutes les conventions subventions
- Emission des factures notamment dans le cadre de la formation continue (dépôt sur chorus pro)

4) Fiabilisation et sécurisation des circuits financiers dans le cadre du contrôle interne et comptable (CICF)

- Participation à l’élaboration des process
- Suivi et élaboration les fiches de procédures
- Participation à la mise en œuvre des actions dans le cadre du CICF

5) Soutien à la rémunération des attachés stagiaires et des vacataires intervenants

- Réception et enregistrement des pièces constitutives du dossier lors de la rentrée des élèves
- Réception et vérification des justificatifs de transport (domicile travail) pour les élèves
- Vérification des pièces constitutives pour les états liquidatifs pour les vacataires

Le cas échéant, il ou elle sera amené(e) à effectuer d’autres activités dont le contenu est défini par la secrétaire générale de l’institut

- Activité soumise à des fluctuations de rythme de travail importantes (pics d’activité en période de paie et lors de la rentrée des élèves…)

- Organisation du temps de travail : temps complet (37h30), 1 jour mobile de télétravail par semaine, possibilité de moduler les horaires journaliers (plages fixes et plages mobiles)

- L’IRA développe un plan de formation ambitieux pour ses agents

- Le personnel de l’IRA est rattaché au ministère des finances en ce qui concerne notamment le régime indemnitaire et le complément indemnitaire annuel pour les fonctionnaires

- Participation employeur à la complémentaire santé et aux frais de transport domicile-travail

- Titres restaurant

- Association du personnel

- Parking privé au sein de l’institut (voiture et vélo)

- Proximité du métro ligne 2 : stations porte de Valenciennes et porte de Douai

Connaissances : Réglementation de la dépense publique et des moyens de paiement / Connaissance du décret et des procédures GBCP / Applications informatiques métier Win M9 - Grh Net / Réglementation rémunérations

Savoir-Faire : Savoir effectuer une recherche réglementaire ou documentaire / Utiliser et produire des restitutions d'information / Appliquer les régles de traçabilité / Qualités rédactionnelles : niveau maîtrise / Bureautique : maîtrise de Word et Excel

Savoir-Etre : Travail en autonomie, en rendant compte de manière formalisée / Adaptabilité accrue notamment acceptation des évolutions organisationnelles / Qualités relationnelles / Esprit d'équipe

Autorisation de recrutement par la DGAFP