École du ministère en charge de l'industrie, IMT Mines Albi est une école de l’Institut Mines- Télécom, 1er groupe d’écoles d’ingénieurs et de management de France. À l'avant-garde des enjeux industriels et académiques sur la scène internationale, elle agit comme un moteur scientifique et économique territorial en combinant ses 4 missions - former des ingénieurs en intégrant la dynamique du développement durable, faire de la recherche scientifique, contribuer au développement économique et diffuser la culture des sciences, des techniques et de l'innovation - en un cercle vertueux et porteur d'innovation.

Son positionnement en matière de formation et de recherche  place IMT Mines Albi comme école de référence sur trois des quatre thématiques de l’IMT, à savoir l’industrie du futur responsable, l’énergie, économie circulaire et société ainsi que l’ingénierie, santé et bien-être.

Le poste est à pourvoir à la Direction des formations auprès de la responsable du pôle vie scolaire.

En son sein, le pôle vie scolaire comprenant actuellement 7 personnes réparties sur des missions de scolarité et de support administratif élèves, a pour mission d’assurer le suivi des élèves de leur inscription à leur diplomation, ainsi que le déroulement logistique de l’ensemble des programmes scolaires. C’est au sein de ce service que le (la) candidat(e) retenu(e) sera affecté(e).

CDD de remplacement congé maternité du 27/04/2026 au 01/09/2026

1. Planifier les enseignements

a. Planifier et assurer le suivi des emplois du temps des élèves dans l’application informatique Synapses,

b. Réserver les moyens matériels (salles, équipement informatiques et audiovisuels)

c. Inscrire les élèves pédagogiquement,

2. Valider les études

a. Participer au bon déroulement des examens et des épreuves de rattrapage

b. Editer et transmettre les bulletins de notes des élèves et les diverses attestations

c. Archiver les copies d’examen

3. Gérer les dossiers de vacataires

a. Diffuser, contrôler et enregistrer les dossiers des vacataires (dossiers dématérialisés)

b. Etablir les ordres de missions

c. Réserver les repas du déjeuner des vacataires au restaurant de l’école

4. Assurer des missions transverses

a. Assister la responsable du pôle vie scolaire

b. Aider ou remplacer ses collègues en cas de besoin

CAPACITE ET ATTITUDES :

Savoir :

·       Connaissance de l’organisation de la formation dans l’enseignement supérieur

·       Bonne capacité de prise en main de nouveaux outils informatiques

·       Bonne connaissance des outils de bureautique et de messagerie

·       Connaissance des outils de planification et des contraintes liées à l’organisation des cours et examens

Savoir Faire :

·       Coordonner les emplois du temps, les salles d’examen et les ressources,

·       Préparer et diffuser des documents officiels (relevés de notes, attestations…)

·       Echanger et collaborer avec les enseignants pour le suivi des emplois du temps et des évaluations

·       Traiter les dossiers administratifs des vacataires

Savoir Être :

·       Esprit d’équipe et fiabilité

·       Bonnes qualités relationnelles

·       Faire preuve de rigueur et d’organisation

·       Dynamisme

·       Résistance au stress

Le candidat est titulaire d'un diplôme de niveau BAC+2,+3 en gestion administrative (BTS, DUT, licence métier de l’administration…).

Il devra justifier d'une expérience significative en gestion administrative, idéalement dans le secteur de l’enseignement supérieur ou de la formation. Une connaissance du logiciel de scolarité Synapses serait un plus.

/