Au sein des ministères économiques et financiers, la direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI) est une administration à réseau, présente sur le territoire métropolitain, en outre-mer et à l’international. Elle compte près de 17 000 agents, qui exercent des missions variées dans le domaine du commerce international, de la lutte contre la fraude, ou encore des fonctions dites « supports ».

La sous-direction des ressources humaines et des relations sociales est au cœur des enjeux stratégiques de la douane. Par la définition d’une politique des ressources humaines (RH) ambitieuse et innovante, elle accompagne les agents des douanes dans leur quotidien de travail, leur parcours de carrière et dans les évolutions organisationnelles et/ou statutaires qu’ils ont à connaître. Elle porte des sujets d’actualité majeurs tels que l’attractivité et la diversité du recrutement, la dématérialisation des outils RH ou encore la déclinaison de la loi de transformation publique.

Le Le bureau « recrutement, pilotage des emplois et formation » (RH2) est l’un des bureaux de la Sous-direction RH. Il compte 20 agents répartis en plusieurs sections. Le bureau est chargé de la stratégie de recrutement et de formation. Il pilote la mise en œuvre des recrutements par concours et des autres voies de recrutements, notamment externes, la gestion des parcours et carrières des agents contractuels ainsi que la formation professionnelle. 

Le bureau « qualité de vie au travail et action sociale » (RH4) est l’un des bureaux de la Sous-direction RH. Il est composé de 14 agents dont une cheffe de bureau et deux adjoints.

Il comprend deux sections. Il est principalement chargé de la politique directionnelle en matière de télétravail, de l'élaboration et du suivi des plans d'action de la DGDDI en faveur de l’égalité professionnelle et de la diversité, du suivi et de la déclinaison directionnelle de la politique ministérielle en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail incluant le pilotage de la démarche d’évaluation et de prévention des risques professionnels (DUERP/PAP) avec l'ensemble des acteurs de prévention directionnels et ministériels (assistants et conseillers de prévention, psychologues du travail, médecins du travail, inspecteurs santé et sécurité au travail, assistants de service social, ergonomes), des travaux conduits dans les instances de dialogue social chargées des problématiques de santé, sécurité et conditions de travail (FS du CSA ministériel et FS du CSA de réseau au niveau directionnel) et de la déclinaison directionnelle de la politique d’action sociale ministérielle au sein de la DGDDI (restauration, aides et prêts, logement, enfance, loisirs, handicap), incluant l’animation du réseau des correspondants sociaux.

La personne recrutée aura pour missions d’assister les cheffes des bureaux RH2 (Recrutement, pilotage des emplois et formation) et RH4 (Qualité de vie et action sociale).

Les bureaux RH2 et RH4 se caractérisent par de nombreuses interactions avec :

- les services RH du Secrétariat général des MEF ;

- l’ensemble des bureaux de la sous-direction RH ;

- les sous-directions et bureaux de la Direction générale ;

- les réseaux territoriaux : responsables et services RH, conseillers et assistants de prévention, correspondants sociaux, psychologues du travail, services de la formation professionnelle et de la DNRFP ;

- les représentants des personnels.

Le ou la secrétaire des bureaux RH2 et RH4 est en charge de l’ensemble des activités courantes de secrétariat, notamment :

- Accueil téléphonique et physique : recevoir les personnes, orienter les appels, transférer et assurer le suivi des messages téléphoniques

- Gestion de l’agenda des cheffes de bureau et des adjoints : veiller à la gestion des priorités et des échéances

- Réception et envoi des courriers et courriels : gestion de l’application courrier et des BALF, assurer le suivi des réponses

- Organisation de réunions : suivi des actions qui en découlent (réservations de salles, suivi logistique, confirmations, accueil des participants)

- Préparation des dossiers de réunions

- Accueil des nouveaux arrivants au sein du service (installations matérielle et logistique)

- Gestion des absences, congés et télétravail des agents du bureau, application GREVE

- Suivi de certaines enquêtes du ministère

- Organisation des déplacements de la cheffe de bureau, des adjoints et des agents du bureau : établissement des fiches de mission et des frais de mission, réservation hôtel

- Demande de devis et intégration dans l’outil Chorus

- Organisation et gestion de tableaux de suivi divers : dépenses, circuit de transmissions, etc

- Suivi, classement, numérisation et archivage des dossiers, mise à jour de la documentation numérique et suivi du réseau informatique

- Gestion des fournitures de bureau

- Contribution ponctuelle aux missions de la section formation

- Contribution à l’organisation d’événements portés par les bureaux (DUODAY, webinaire sur le logement, surveillance de concours…)

Le ou la secrétaire du bureau travaille en collaboration avec les autres assistantes de la SDRH afin d’assurer une continuité de service en cas d’absence et pendant les périodes de congés.

Exemples de dossiers traités récemment / quelques dossiers à venir :

- Soutien à l’organisation de la semaine européenne pour l’emploi des personnes en situation de handicap et à la journée DUODAY ;

- Participation à l’organisation du dispositif proposé aux agents dans le cadre de la semaine de la qualité de vie au travail ( conférence professionnelle, challenge sportif, webinaires).

Possibilité de réaliser une partie des activités en télétravail (dans le respect de l'accord du 16 novembre 2023).

Formations possibles en interne ou en lien avec l’institut de formation ministérielle (IGPDE - Vincennes) ;

Parking gratuit sécurisé (sur site) ;

Centre de Documentation (sur site) ;

Restauration collective (sur site) ;

Salle de sport (sur site) : cours collectifs et appareils individuels avec un accès soumis à adhésion à l’association sportive.

Les compétences mises en œuvre sur le poste : 

SAVOIRS:

• Environnement administratif, institutionnel et politique : niveau pratique souhaitable
• Environnement professionnel du domaine d'activité : niveau pratique souhaitable
• Bureautique et outils collaboratifs : niveau maîtrise souhaitable
• Conduite et gestion de projet : niveau maîtrise souhaitable
• Outil bureautique de traitement de texte : niveau maîtrise souhaitable

SAVOIR-FAIRE:

• Travailler en réseau : niveau maîtrise requis immédiatement
• Travailler en équipe : niveau maîtrise requis immédiatement

SAVOIR-ETRE:

• Réactivité
• Discrétion
• Sens des relations humaines
• Organisation
• Autonomie

L. 332-2 du Code général de la fonction publique