Contexte 

L'Institut régional d'administration de Lille est l'un des cinq instituts chargés d'assurer la formation initiale des attachés de la fonction publique de l'Etat. Il contribue également à la formation professionnelle tout au long de la vie des agents publics français ou étrangers. Il participe à l'organisation des concours d'accès aux IRA et à la mise en oeuvre des préparations à ces concours. Il met également en œuvre des dispositifs d'accompagnement des transitions professionnelles.
Il participe aux relations partenariales et de coopération européenne et internationale dans le domaine de l'administration publique.
Sous la tutelle de la direction générale de l'administration et de la fonction Publique (DGAFP), l'IRA de Lille est un établissement public administratif composé de 33 agents, sous l’autorité d’une directrice avec cinq services : la direction de la formation initiale, la direction de la formation continue, la communication et les partenariats, le service informatique et le secrétariat général. En 2025, l’IRA de Lille aura à gérer deux sites de formation l’un à Lille et un site pilote à Nanterre, installé sur le campus de l’université de Paris Nanterre.

Environnement du poste

Le secrétariat général, qui a un panel varié de domaines administratifs, budgétaires, financiers, juridiques, ressources humaines (dont la paie des élèves, des agents et des formateurs), la mission concours de recrutements des élèves attachés, est composé d’une équipe de 12 collaborateurs sous la direction de la secrétaire générale, répartie sur le site de Lille (services centraux) et le site de Nanterre.
La secrétaire générale se déplacera régulièrement sur le site de Nanterre.

- L’adjoint(e) à la secrétaire générale (SG) est ordonnateur(rice) par délégation permanente de la directrice

- Seconder la secrétaire générale dans le pilotage de l’ensemble du service et notamment du site de Nanterre

- Participer à l’ensemble des missions et projets

- Assurer un rôle de relais auprès de la SG

- Être l’interface entre les équipes du SG Nanterre et Lille

- Représenter la SG sur le site de Nanterre auprès des services de l’Université sur les domaines relevant du service

- Participer à l’organisation, la coordination et la mise en œuvre des procédures administratives, financières, budgétaires et logistiques et particulièrement sur le site de Nanterre

- Produire la documentation écrite relative aux activités du site de Nanterre (PPT, rapport, note, …) utiles aux différentes instances (CA, commission…)

- Veiller à la continuité de service, à la qualité du service rendu aux usagers
- Etre facilitateur pour les B9besoins logistiques nécessaires à la formation des élèves

- Organiser, manager l’équipe du secrétariat général sur le site (1B et 1C)

- Elle/Il appuie la secrétaire générale dans la préparation des opérations budgétaires, financières, administratives et de contrôle de gestion de l’établissement et notamment :

- Participer à l'élaboration du budget, en assurer l’exécution sur Nanterre

- Participer à l’élaboration et au suivi des indicateurs de pilotage et d’outils d’aide à la décision

- Valider les frais de déplacements dans le respect du cadre réglementaire, les services faits pour transmission vers le service financier à Lille

- Assurer un appui aux opérations de consultation et des marchés publics de l’établissement

- Superviser la gestion et les besoins des stocks (alimentaires, fournitures administratives, …)

- Elaborer les nouveaux process et des procédures relatifs au site de Nanterre et participer au contrôle interne comptable et financier de l’institut

- Elle/Il assure la gestion matérielle du site de Nanterre

- Veiller à la sécurité des personnes et des biens en lien avec les services de l’université de Paris Nanterre

- Suivre la gestion patrimoniale de l’institut (inventaire physique des équipements sur Nanterre)

- Recenser et suivre les travaux entrepris dans les locaux du site de Nanterre en lien avec les services de l’Université de Paris Nanterre

- Mettre en place des pratiques écoresponsables pour la gestion des déchets, le recyclage, et la consommation énergétique des équipements

- Elle/Il est référent santé, sécurité au travail

- Pour les agents sur Nanterre : mise en œuvre des actions du DUERP

- Pour les élèves, en lien direct avec les services compétents de l’Université de Paris Nanterre

- Suivi et mise en place des procédures obligatoires de sécurité (exercice d’évacuation…)

- Participer à la préparation et à l’organisation des différentes instances

Elle/Il pourra effectuer d’autres activités dont le contenu est défini par la secrétaire générale

- Forte disponibilité pendant les opérations de rentrée et sortie des élèves

- Des déplacements réguliers sur le site de Lille

- Organisation du temps de travail : temps complet, 1 jour de télétravail par semaine

- L’IRA développe un plan de formation ambitieux pour ses agents

- Le personnel de l’IRA est rattaché au ministère des finances en ce qui concerne notamment le régime indemnitaire et le complément indemnitaire annuel pour les fonctionnaires

- Participation employeur à la complémentaire santé et aux frais de transport domicile-travail

- Association du personnel

- Parking privé au sein de l’Université de Paris Nanterre (voiture et vélo)

Connaissances : Environnement administratif, institutionnel et politique / Droit, réglementation / Gestion budgétaire et comptable / Hygiène, sécurité et conditions de travail / Achats et marchés publics / Contrôle, audit et évaluation / Ressources humaines / Bureautique et outils collaboratifs

Savoir-Faire : Manager une équipe / Savoir gérer les situations d'urgence / Gérer un budget / Modéliser un processus / Fiabiliser, sécuriser les processus / Travailler en mode projet / Qualités rédactionnelles

Savoir-Etre : Grande autonomie / Sens des responsabilités / Discernement / Sens des initiatives / Être force de proposition et d’aide à la décision / Faculté d’adaptation / Adaptabilité accrue notamment acceptation des évolutions organisationnelles / Sens de l’organisation / Réactivité / Esprit de synthèse / Sens de l’anticipation / Sens des relations humaines / Goût pour exercer dans une école de formation

L. 332-2 du Code général de la Fonction publique